E-Mail-Archivierung ist Pflicht

image_pdfimage_print

E-Mail ist heute ein wesentlicher Bestandteil unserer Kommunikation. Gerade im Geschäftsumfeld hat die E-Mail schon lange andere Übertragungswege wie Brief oder gar Telefax eingeholt.

Was wir dabei aber oft nicht beachten, ist das E-Mails oft genau so zu behandeln sind, wie die klassische Post.

Gesetzliche Vorgaben
Heute möchte ich auf die Notwendigkeit zur E-Mail Archivierung hinweisen. Es gibt zahlreiche gesetzliche Bestimmungen, welche die Archivierung von Mails vorschreiben.

Im Wesentlichen sind ist das die folgenden Rechtsvorschriften:

  • HBG    (Handelsgesetzbuch)
  • AO       (Abgabenverordnung)
  • GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern,Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff)

Doch damit genug der trockenen Paragraphen-Theorie. In kurzen Worten zusammengefasst bedeute das, dass jede E-Mail welche entweder einen wirtschaftlich oder steuerlich relevanten Inhalt hat, original und unveränderbar archiviert werden muss.

Dazu zählen also z.B. Rechnungen per E-Mail oder aber auch Angebote oder Verhandlungen.

Ausdrucken genügt nicht

Der Gesetzgeber schreibt vor, dass solche Informationen „originär“ archiviert werden müssen. Also in der Form in der sie erstellt, gesendet oder empfangen wurden. Das beliebte Ausdrucken und abheften genügt also nicht.

In den meisten Fällen wird es im Arbeitsalltag fast unmöglich sein, Mails auf die Relevanz zur Archivierung zu prüfen und per Hand in ein entsprechendes Archiv zu verschieben oder zu kopieren.

Lange Aufbewahrungsfristen

Die Technik, mit der diese Informationen archiviert werden, wird nicht vorgeschrieben. Die Archivierung muss einen Zugriff innerhalb der Aufbewahrungsfrist gewährleisten.

Die Aufbewahrungsfristen sind hierbei in der Regel für kaufmännische Inhalte 6 Jahre und für buchhalterische Daten 10 Jahre.

Lösung in Sicht

Den geringsten Aufwand bringt hier sicherlich die Online-Archivierung des Exchange-Online aus dem Microsoft Office 365 Portfolio.
Mit wenigen Einstellungen archiviert das System jede Mail unveränderlich und gesetztes konform in einem zusätzlichen, unbegrenzten Speicherbereich.

Dabei bemerkt der User keine Veränderung. Ob er nun mit Outlook oder der
Web-App auf seine Mails zugreift.

Mit zusätzlicher Software ist es auch möglich die Mails aus Office 365 revisionssicher lokal im eigenen Haus zu archivieren.

Die rechtssichere Archivierung von E-Mails ist heute ein Muss. Mit den Lösungen von Office 365 ist die Umsetzung einfach zu realisieren. Ganz ohne Störungen und Änderungen im gewohnten Betriebsablauf.

 

Gerne berate ich Sie zu diesen und anderen Lösungen von Microsoft Office 365.

Mit den besten Grüßen,

Unterschrift

Veröffentlicht unter Allgemein, ITK Newsletter, Projekte / Erfahrungen, Technik Consulting | Verschlagwortet mit , , , , , , , , , , , , , , , , , | Hinterlasse einen Kommentar

Der Tag eines Sachverständigen

image_pdfimage_print

Wenn Herr Müller Fotos macht, dann sind das selten einfach nur Schnappschüsse.

Herr Müller ist KFZ-Gutachter und zu diesem Beruf gehört es, meist irgendwo vor Ort Fahrzeuge oder auch Situationen in Dokumenten festzuhalten.

Früher war es eine aufwendige Prozedur, die Informationen vor Ort zu sammeln und dann später am Schreibtisch das Gutachten zu erstellen.

Heute nutzt der Sachverständige die Online-Dienste von Microsoft und kann damit seinen Arbeitsablauf rationalisieren und bringt dem Kunden nebenbei auch noch einen richtigen Mehrwert mit.

Herr Müller hat heute einen Termin für das Wertgutachten eines Oldtimers. Sein Telefon erinnert Ihn heute ungewöhnlich früh an den Termin. Die digitale Assistentin Cortana in seinen Windows-Phone hat ein hohes Verkehrsaufkommen für die Strecke zum Kunden ermittelt und hat dies bei der Erinnerung berücksichtigt.

Effektiv mit dem Microsoft Cloud Diensten

Den Termin hat Herr Müller Tage zuvor in sein Outlook eingetragen. Jetzt übernimmt er den Zielort direkt in die Navigation. Pünktlich erscheint er bei seinem Kunden.

Der Oldtimer ist klasse in Schuss und auch die Unterbringung entspricht dem Fahrzeug. Die ersten Fotos macht Herr Müller gleich noch mit dem Handy.
Für die Detailfotos nimmt er jedoch lieber seine aufwendige Spiegelreflex-Kamera. Nur für zwei Fotos vom Unterboden kommt noch einmal das flache Handy zum Einsatz.

Während er mit dem Kunden spricht, hat er sein Windows-Tablet vor sich. Die Kamera hat er einfach kurz über USB angeschlossen. Damit überträgt er schon während des Gespräches die Daten in seinen persönlichen Online-Speicher.
Das Handy überträgt die Bilder von selbst, so dass alle Aufnahmen später an einem Ort zu finden sind.

Die gewohnte Arbeitsumgebung dabei

Auf dem Tablet ruft Herr Müller seine Sachverständigen-Software auf. Trotz der geringen Größe und des Gewichts ist das Tablet ein vollwertiger PC, so dass Herr Müller seine gewohnte Software weiter nutzen kann.

Ein paar Notizen macht sich Herr Müller dann aber doch handschriftlich direkt auf dem Tablet. Der Kunde gibt ihm noch ein paar interessante Internet-Seiten an, um mehr Informationen über den speziellen Fahrzeugtyp zu erfahren. Mit dem Stift kreist Herr Müller im Gespräch ein paar wichtige Punkte auf den Internetseiten an und macht sich auch dort direkt auf der Internetseite Notizen.

Perfekter Auftritt beim Kunden

Im Gesprächsverlauf zeigt Herr Müller ein paar von den gemachten Fotos. Der Kunde bittet um eines der Fotos und mit einem einfachen tippen mit dem Stift hat er dem Kunden das Foto in einer professionellen E-Mail zugesandt. Eine bessere Visitenkarte kann man nicht verteilen.

Vor seinem nächsten Termin hat Herr Müller noch ein wenig Zeit. Er setzt sich in ein Kaffee und fängt schon einmal die Recherche für das zuletzt gesehene Fahrzeug an. Wichtige Daten übernimmt er gleich in seine Branchenlösung. Nebenbei beantwortet er noch zwei Mails und nimmt einen neuen Termin an.

Zurück im Büro macht sich Herr Müller dran, die Aufgaben des Tages zu Ende zu bringen. Sein PC im Büro hat bereits alle unterwegs aufgenommen Informationen synchronisiert. Auch die Fotos sind bereits im Zugriff.

Für die Dokumentation des Oldtimers vom Vormittag muss Herr Müller digitale Fotografien einreichen. Eine Forderung der Versicherung der die Postfächer oft nicht ganz nachkommen.

sichere Datenübertragung ohne Grenzen

Herr Müller macht das Gutachten in diesem Fall fertig und packt es zusammen mit den ausgewählten Fotos in sein OneDrive for Bussiness. Von dort gibt er das Verzeichnis dem Sachbearbeiter bei der Versicherung frei. Die Microsoft Business Dienste sind schließlich von den Datenschutzbehörden zertifiziert und damit können auch schützenswerte Daten sicher und bequem übertragen werden.

Können Sie sich in dem Beispiel des Sachverständigen wiederfinden?
Die Online-Dienste von Microsoft sind nicht nur leicht und effizient zu bedienen, sie bieten vor allem tatsächlichen Mehrwert.

Gerne zeige ich Ihnen anhand Ihres Arbeitsablaufes auf, wie Ihnen die Microsoft Online Dienste das Leben erleichtern.

Mit den besten Grüßen,

Unterschrift

Veröffentlicht unter Allgemein, Projekte / Erfahrungen, Technik Consulting | Verschlagwortet mit , , , , , , , , , , , | Hinterlasse einen Kommentar
image_pdfimage_print

Der Countdown läuft für Ihr
kostenfreies Windows 10

               Tage                  Stunden         Minuten


Sichern Sie sich im Aktionszeitraum bis zum 29. Juli 2016
das kostenfreie Upgrade auf Windows 10.
Gerne stehe ich Ihnen mit meinen Kollegen für die
Planung und Durchführung zur Seite.

Mehr Informationen zu Windows 10

Publiziert am von Michael | Kommentare deaktiviert für Windows 10 Countdown

Windows 10 – das kostenfreie Upgrade

image_pdfimage_print

Nur noch 112 Tage kostenlos

Der Countdown läuft. Nur noch bis zum 29. Juli bietet Microsoft ein kostenloses Upgrade von Windows 7, 8 oder 8.1 auf das aktuelle Windows 10.

Erstmalig bietet Microsoft ein Upgrade auf ein neues Betriebssystem völlig kostenfrei an. Wenngleich nur im Aktionszeitraum bis zum 29. Juli 2016.

Windows 10 wird das letzte Windows in der bekannten Art der Herausgabe sein. Mit Windows 10 führt Microsoft „Windows as a Service“ ein. Das bedeutet Windows wird zukünftig kontinuierlich weiterentwickelt. Es wird also kein Windows 11 oder 12 geben.

Wer jetzt seine Rechner auf Windows 10 upgradet, der behält natürlich auch über den 29. Juli hinaus das volle Nutzungsrecht und profitiert von der kontinuierlichen Weiterentwicklung.

Warum jetzt Windows 10 ?

Windows 10 ist ein modernes, stabiles und funktionales Betriebssystem. Es ist schnell und leicht zu bedienen.

Insbesondere Benutzern von Windows 7 fällt der Umstieg leicht. Zum Beispiel mit dem gewohnten Startmenü und der Möglichkeit, wie gewohnt mit einem Desktop zu arbeiten.

Wir haben in den letzten Monaten bereits zahlreiche Windows 10 Rechner im Firmenumfeld installiert und die Resonanz ist durchgehend positiv.

Während dieser Testphase gab es keine Probleme mit bestehenden Programmen und Anwendungen.

Mithilfe des kostenfreien Updates können jetzt gemischte Installations-Strukturen auf einen einheitlichen Stand gebracht werden. Dies erleichtert die Administration und sorgt so auch für geringere laufende Kosten.

Es gibt noch zahlreiche weitere, gute Gründe auf Windows 10 zu wechseln. Ein paar Davon beschreibe ich auf meiner Homepage in dem Artikel
„Windows 10 und der Mehrwert mit der Cloud“. Hier geht zum dem Beitrag.

Vereinbaren Sie jetzt einen Termin

Natürlich wird es auch nach dem 29. Juli möglich sein, ein Upgrade auf Windows 10 durchzuführen. Aufgrund der zu erwartenden Lizenzkosten ist ein reines Software-Upgrade dann jedoch oft nicht mehr lohnend.

Die Argumente für einen Wechsel zu Windows 10 liegen auf der Hand. Vereinbaren Sie jetzt einen Termin für den Wechsel auf Windows 10.

Sollten Sie noch Fragen zur Kompatibilität Ihrer Hardware bzw. IT-Infrastruktur haben, kommen Sie gerne auf mich zu.

Meine Kollegen und ich freuen uns, Ihnen beim Umstieg behilflich zu sein.

Mit den besten Grüßen,

unterschriftweb

Veröffentlicht unter Allgemein, ITK Newsletter, Technik Consulting | Verschlagwortet mit , , , , , , , , , , | Hinterlasse einen Kommentar